5 Tipps, wie du deine HubSpot Salesforce Integration rockst

20. January 2022

Stephanie

Leads sind das Gold der Marketingabteilung und als solches wollen sie gepflegt und gehegt werden. Sind sie da, werden sie gepampert und gepflegt, um hoffentlich zeitnah als “sales-ready” an den Sales zu gehen. Aber wie funktioniert das technisch? Welche Rolle spielt HubSpot und Salesforce in der Tool-Welt eines Unternehmens? Wie baut man eine erfolgreich funktionierende Schnittstelle zwischen beiden Systemen auf? Doch zunächst einmal die Basics. Solltest du dich mit beiden Systemen bereits auskennen, spring direkt zum Abschnitt zur HubSpot Salesforce Integration.

Welche Anforderungen hat das Marketing an eine Marketing-Software?

Als Marketeer bist du mit der Leadgenerierung zugange und versucht durch deine Marketingmaßnahmen und verschiedenen Marketingkanäle sinnvolle Leads zu akquirieren. Nun wissen wir alle, dass es heute mit einem Kontaktpunkt in den meisten Fällen nicht getan ist, denn die meisten Interessenten informieren sich erstmal und wollen nicht direkt einen Sales am Telefon haben. Allein aus diesem Grund werden Marketingabteilungen nicht um das Thema Marketing Automation herum kommen.

Der Lead landet im digitalen Bereich vermutlich zu 90% über Marketingkanäle wie Search, Social inkl. Ads oder SEA auf deiner Website. Wenn er sich dein Freebie herunterlädt, dann hinterlässt der User seine Kontaktdaten. Diese spielen auch heutzutage nicht selten genug einfach in das Customer Relationship Managementsystem (CRM), dass man eben schon seit Jahren im Einsatz hat. Oft genug wird dann versucht das bestehende CRM an die Marketing-Anforderungen anzupassen und letztlich aber oftmals eher zu vermurksen. Fakt ist, dass die meisten Tools keine komplette Unternehmenslösung abdecken und das ist auch gut so. Jede Abteilung hat individuelle Anforderungen – diese alle in ein Tool zu packen, wäre großartig, aber eben auch eine immense Entwicklungsleistung im Hintergrund und das merkt man nicht zuletzt am Preis der Software.

Aber zurück zu dem was die Marketingabteilung von einer Software benötigt. Was genau ist es das Marketingmitarbeiter von einer Software erwarten – und hier spreche ich als Leidender aus eigener Erfahrung:

Leads müssen datenkonform in das System gespielt werden
Alle verfügbaren Informationen der Aktivitäten auf den digitalen Kanälen vor und nach der Conversion
besseres Verständnis vom Interessenten bekommen durch umfassendes Bild
Personalisierung der Kommunikationsmaßnahmen hinsichtlich Inhalt und Zeitpunkt
Segmentierung der Interessenten und Kunden ist allein schon für die Kommunikation mit Kunden relevant
Schnittstellen zu digitalen Kanälen, um eventuell weitere externe Tools zu ersetzen
Schnittstelle und Synchronisierung zum Sales, wenn ein externes Tool wie z. B. Salesforce verwendet wird
Reportingmöglichkeiten, die über die Standardsets von Google Analytics etc hinausgehen und Deep Dives ermöglichen

Welche Anforderungen hat Sales an die Marketing-Leads?

Lead ist nicht gleich Lead! Und wenn wir Marketeers ehrlich zu uns und unserer Arbeit sind, dann können wir solche Sales-Aussagen auch zum Teil nachvollziehen. Nicht nur unsere Zeit ist wertvoll und soll durch automatisierte Prozesse im Marketing für sinnvolle Dinge wie Content-Generierung und Performance Optimierung eingesetzt werden. Auch die Zeit eines Sales Kollegen sollte nur auf Leads treffen, die ein Kaufinteresse zeigen.

Und um es nochmal klar zu machen: hier geht es nicht um Leads auf dem goldenen Tablett, wo nur noch die Unterschrift unter dem Vertrag fehlt. Als Marketeer muss dein Ziel sein deinem Sales-Kollegen Leads zuzuordnen, die ein gewissen Informationslevel erreicht haben und nun bereit sind durch das geschickte Verkaufstalent deiner Sales Kollegen in einen Kunden umgewandelt zu werden.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine All-In-One-Plattform, die mittlerweile auch weit über Marketing Automation Software hinausgeht. Grundsätzlich soll es das kompletten Inbound Marketing abdecken und sogar die Möglichkeit bieten die Webseitenerstellung innerhalb von HubSpot mit aufzubauen.

Einsatzbereiche für HubSpot

Die meisten Unternehmen setzen HubSpot zunächst im Marketing ein. In der HubSpot Software kannst du deine komplette E-Mail-Kommunikation durchführen, deine Social Aktivitäten erstellen, planen und steuern (mit Ausnahme von ein paar sehr lokalen Social-Plattformen wie Xing), aber auch deine Website, Landing Pages oder deinen Blog dort erstellen. Welche Vorteile und auch Nachteile das haben kann, erfährst du gleich. Darüber hinaus kannst du auch in einem Reporting-Bereich verschiedenste Auswertungen deiner digitalen Aktivitäten fahren und z. B. automatisiert als E-Mail-Report versenden.

Oftmals gibt es schon CRM-Lösungen, die die Leadbearbeitung durch den Sales oder nachfolgende Prozessschritte mit abdecken. Bereiche wie Sales und Kundenservice können innerhalb von HubSpot aber auch die Inbound-Marketing-Prozesse ergänzen und ein ganzheitliches Bild des Users ergeben. So kann man den Interessenten und späteren Kunden erfolgreich in seiner Customer Journey begleiten, halten oder sogar weiterentwickeln durch Cross-Selling.

Vorteile von HubSpot

Alle Marketingprozesse an einem Ort
Alle Daten deiner Kontakte übersichtlich gesammelt und darstellbar
Marketingprozesse vereinfachen mit Marketing Automation
Automatisierte Workflows für Lead Nurturing und Lead Scoring
Webseitenerstellung mit fertigen Templates
Benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche

Nachteile von HubSpot

Wirkt einfach als Tool, kann aber auch schnell sehr komplex werden >> hier findet man aber viele Hilfestellung wie z. B. die kostenlose HubSpot Academy oder auch den Support
Kosten sind abhängig von der Anzahl der Kontakte in deiner Datenbank
Analysetools bieten noch nicht die Datentiefe oder Komplexität, die immer mehr im Marketing verlangt wird

Was ist Salesforce?

Salesforce ist eine cloud-basierte CRM-Lösung für das Management von Kundenbeziehungen. Der Hauptgedanke auch hier alle Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, Kundenservice auf einer Plattform zusammenzubringen ist auch hier gegeben und macht Salesforce nicht umsonst zum Big Player im weltweiten Markt. Und genau diese Stellung sieht man in der Preisgestaltung der Software, aber über Preise sprechen wir später noch. Für mich ist und bleibt Salesforce wie in seinem Namen vermerkt ein super Sales-Tool, aber eben kein Marketing-Tool und der Kostenaspekt ist für mich auch nicht ohne – vor allem für KMUs oder Solopreneurs.

Anforderungen eines Unternehmens

Unternehmen, die sich mit dem Thema einer Marketing Automation Software oder ganzheitlichen Plattform befassen, stehen vor individuellen Anforderungen, so dass es kein richtig oder falsch geben kann. Vielmehr sollten die Bedürfnisse der Abteilungen erarbeitet werden und dann in einem Projekt eine Lösung für eine Software-Plattform oder verschiedene Tools mit entsprechenden Schnittstellen zueinander gefunden werden. Und nicht zuletzt entscheiden oftmals auch die Kosten relativ schnell den künftigen Weg in der Software-Landschaft.

HubSpot und Salesforce Integration

Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren erfolgreich mit bestehenden Lösungen für Sales und CO. Marketing ist aber so im Wandel, dass ein Zeitpunkt kommt an dem die bestehende Lösung, in die man sich vermutlich notgedrungen immer eingegliedert hat, nicht mehr ausreicht. Marketing braucht eine Lösung, um das Thema Inbound-Marketing und Marketing Automation zeiteffizient und lead-orientiert abzudecken. Es ist also nicht untypisch, dass eine separate Software wie HubSpot implementiert wird und dann zum bestehenden System über eine Schnittstelle ein Datentransfer stattfinden kann. Leuchtet bei dir auch die Alarmglocke, wenn du “Schnittstelle” hörst? Ich gebe dir recht, es ist kein einfaches Thema und muss von Spezialisten der Software-Plattformen und idealerweise der IT begleitet werden. Aber es ist machbar! HubSpot und Salesforce zu integrieren ist definitiv machbar und habe ich schon mit umgesetzt. Daher kommen meine Weisheiten in Form von fünf unschlagbaren Tipps daher.

Tipp 1: Feldbezeichnungen prüfen für Synchronisation

Klingt mega banal, ist aber Kern der Vorbereitung der HubSpot Salesforce Integration und sollte nicht zu lässig umgesetzt werden. Die Feldbezeichnungen sind nicht immer identisch und müssen bei zu großer namentlicher Abweichung manuell zugewiesen werden. Dafür ist es wichtig, dass du beide Systeme gut kennst und die richtigen Felder für die Synchronisation zuweist.

Je nach individueller Ausgestaltung deiner Salesforce-Lösung sind die Felder auch nicht das Standard-Set und machen eine schnelle Synchronisation wie auf mancher HubSpot Seite beschrieben hinfällig.

Weiterhin solltest du entweder HubSpot oder Salesforce als das führende System bezüglich der Daten festlegen. So kannst du dann bei dem Felder-Mapping definieren, ob bei bestimmten Feldern zum Beispiel immer der Wert vom führenden System behalten werden soll unabhängig davon was im entsprechend anderen System eingetragen wird.

Zusätzlich zu Feldern, die in HubSpot und Salesforce existieren, solltest du auch prüfen, ob eventuell Felder in einem der Systeme neu angelegt werden müssen. Nur so können relevante Informationen synchronisiert werden.

Tipp 2: Lead-Prozesse in Salesforce prüfen und anpassen

Wenn HubSpot mit seinem definierten Lead-Prozess in ein Unternehmen mit Salesforce im Einsatz eingeführt wird, müssen meist die Lead-Prozesse angepasst werden. Warum? Weil es sonst dazu kommen kann, dass Interessenten mit einer falschen Kommunikation kontaktiert werden und den Ärger mit den Sales-Kollegen willst du nicht haben!

In HubSpot gibt es die sogenannte Life-Cycle-Stage mit der Leads initial segmentiert werden. Im Standard Setup kommen neue Conversions als Leads in deine HubSpot Datenbank. Sie können anschließend manuell auf andere Stufen geändert werden oder automatisiert via Lead Scoring ihre Life-Cycle-Stage ändern. Diese dient auch dazu den Zeitpunkt zu definieren und in der HubSpot Salesforce Integration zu hinterlegen, wann der Sales übernehmen soll.

In Salesforce arbeitet man auf dem Objekt Lead und wenn ein Angebot erstellt wird, wird dieser Lead konvertiert und man arbeitet auf dem Objekt Opportunity weiter. Das gibt es in dieser Form in HubSpot nicht, denn alles bleibt gleich und nur die Life-Cycle-Stage ändert sich. Daher müsst ihr je nach individuellem Setup von Salesforce hierauf achten, dass die Lead-Stages Salesforce und die Life-Cycle-Stage in HubSpot durch Prozesse entsprechend automatisch mit geändert werden und synchronisiert werden können.

Tipp 3: Löschen-Strategie für Leads und Kontakte definieren und kommunizieren

Was soll passieren, wenn in HubSpot oder Salesforce ein Lead oder Kontakt gelöscht wird? Gründe kann dies ja viele haben. Auf Marketingseite kann ein Lead einen Hardbounce beim E-Mail-Versand produziert haben. Insofern keine alternativen Kontaktdaten vorliegen, kann dieser getrost gelöscht werden, denn dein Kontakt zum Lead ist mit legalen Methoden nicht mehr da. Alternativ kann ein Mitarbeiter bei einem Kunden auch gekündigt haben und möchte aus der Datenbank in Salesforce gelöscht werden. Es gibt diverse Gründe warum Kontakte zu löschen sind. Aber wie stellst du sicher, dass beide Systeme mit demselben Datenset arbeiten und Kontakte auch wirklich in HubSpot und Salesforce gelöscht sind?

Mit der bidirektionalen – also in beiden Richtungen – Synchronisation der Kontakte sollte deine Einstellung so sein, dass ein Kontakt automatisch in beiden Systemen gelöscht wird.

Diese Vorgehensweise wiederum setzt gut kommunizierte Prozesse voraus, so dass eine Abteilung nicht einfach Kontakte aus Unkenntnis löscht, die man eigentlich noch behalten wollte. Es gibt zwar einen Papierkorb in HubSpot, aber der wird dein dann entstandenes Problem nicht komplett lösen. Schau, dass jeder User von HubSpot und Salesforce die Thematik Löschen versteht und umsetzt.

Tipp 4: Sync-Errors regelmäßig prüfen

Wie komplex so eine Synchronisierung zwischen zwei System ist, kannst du dir nach meinen ersten drei Tipps vielleicht schon annähernd vorstellen. Und so gut du deine HubSpot Salesforce Integration auch vorbereitet hast, wird es hin und wieder zu Synchronisierungsfehlern kommen. Diese werden dir jedoch in HubSpot in einer super Übersicht angezeigt und beim Klick auf einen Fehlertyp auch der zugehörige Datensatz angezeigt.

Kümmerst du dich nicht um diese Fehler, kann es sein, dass dem Sales ein Top-Lead entgeht oder ein Kontakt angeschrieben wird, obwohl er in Salesforce bereits gelöscht wurde. Also nimm diese scheinbar lästige Aufgabe als Hilfestellung dafür deine Synchronisation erfolgreich umzusetzen.

Tipp 5: Selektiere Leads für die Synchronisation

Wäge gut ab, ob du direkt alle eingehenden Leads in HubSpot mit Salesforce synchronisieren willst, denn in der Regel müllt das nur deine Datenbanken in Salesforce zu. Hierzu gebe ich dir zwei Beispiele an die Hand:

Beispiel 1:

Leistest du gute Arbeit kommen viele Leads in HubSpot via deine Website rein. Alle werden einen gewissen Kommunikationsfunnel durchlaufen und so mit weiteren Inhalten angefüttert. Nicht alle werden jedoch die Stufe passieren und zum Sales weitergeschickt. Oder sie haben eine Spam-Email angegeben oder sind im falschen Zielland, welches dein Unternehmen gar nicht bedient.

Beispiel 2:

Ein anderer Fall ist, dass du auch Leads synchronisieren solltest, die noch nicht unbedingt sales-ready sind, aber dennoch die Qualitätskriterien für einen guten Lead erfüllen. Dies ist zum Beispiel, dass sie in die Zielgruppe passen und die Aktivität aufweisen, aber noch nicht die Bewertung erhalten haben, um an den Sales zu gehen. Findige Sales-Kollegen haben aber gelegentlich auch Lust und Zeit sich einen Überblick über eingehende Leads zu verschaffen und wollen einen Top-Lead bereits vor Erreichen der Sales-Readiness angehen. Auch für dieses Fall solltest du eine Lösung parat haben.

Lösung:

In HubSpot kannst du Kontakte mithilfe von Listen segmentieren. Du solltest also für die Synchronisation mit Salesforce auch eine Liste erstellen, die alle Kontakte enthält, die für die Synchronisation freigegeben sind. Die Kriterien durch die ein Lead in diese Liste kommt, sind von dir zu definieren. Bedarf es zum Beispiel das Erreichen eines bestimmten Lead Scores oder reicht es, wenn 5 E-Mails geöffnet wurden oder muss eine bestimmte Life-Cycle-Stage erreicht sein?

Fazit

Wer das vierfache an Geld ausgeben will und kann, brauch sich mit HubSpot und der Integration mit Salesforce nicht weiter befassen, sondern sollte lieber direkt auf die Marketing Automation Salesforce Pardot setzen.

Ist jedoch das Investitionsbudget begrenzt – und das ist für Marketingabteilungen oder gar Solopreneurs meist knapp – dann bietet HubSpot eine umfassende Lösung. Man muss sich auch nicht vor der Integration der beiden Systeme scheuen, denn mit der richtigen Vorarbeit und Unterstützung ist auch das Problem lösbar. Und einige der kleinen Stolperstellen habe ich euch mit meinen Tipps aufgezeigt.